ЕФС-1: сроки и правила сдачи в 2026 году — кто и когда отчитывается

ЕФС-1 — ежеквартальная форма Соцфонда России о трудовой деятельности. Подраздел 1.1 «Отчёт о трудовой деятельности работающих» за 9 месяцев 2026 года сдаётся не позднее 25 октября. Но квартальный отчёт — лишь часть календаря: по кадровым событиям форма уходит по собственным срокам, от следующего рабочего дня при приёме и увольнении до 25-го числа по договорам ГПХ. Разбираем полный график 2026 года.

Что такое ЕФС-1 и кто его сдаёт

ЕФС-1 — отчётная форма Соцфонда России о трудовой деятельности работающих. Она заменяет собой несколько кадровых отчётов прошлых лет и собирает в одной форме и периодические сведения, и события. Сдают её все страхователи: ООО и ИП, у которых есть работники, а также подрядчики по договорам ГПХ, с выплат по которым платятся страховые взносы. Форма объединяет оба слоя в одном бланке, поэтому страхователю важно различать не «один срок на всё», а несколько слоёв сроков внутри одной формы.

Подача — электронная, и для страхователей с 10 и более работниками она обязательна. Это значит, что кадровая база и электронный обмен с Соцфондом — не опция, а часть рабочего процесса: от правильности кадровых данных зависит и содержимое формы, и отсутствие штрафов за персонсведений. Форма одна, а поводов для отправки несколько — и у каждого свой таймер. Это главная особенность ЕФС-1 на фоне налоговой отчётности, где квартал задаёт единый ритм.

Квартальная часть формы подчиняется общему правилу квартальной отчётности — «до 25-го числа месяца, следующего за кварталом». Для 9 месяцев 2026 года это 25 октября: в тот же день закрываются РСВ, 6-НДФЛ и декларация по НДС, сводный календарь собран в материале об отчётности и платежах октября 2026.

Сроки ЕФС-1 в 2026 году: таблица

Квартальная строка таблицы — самая предсказуемая: даты известны заранее на весь год. Событийные строки, напротив, появляются по ходу работы, и именно они чаще всего становятся источником просрочек — потому что привязаны не к календарю, а к кадровым решениям.

Квартальный подраздел 1.1 — основная регулярная часть: отчёт о трудовой деятельности работающих за период. По событиям логика другая — скорость. Приём и увольнение фиксируются не позднее следующего рабочего дня: пропущенный день уже является просрочкой, поэтому событие уходит в форму сразу, а не копится до квартала.

Сроки в календаре независимы: сданный квартальный подраздел 1.1 не закрывает обязанность по событиям месяца, и наоборот. Каждый пункт — отдельная отправка со своим дедлайном, поэтому событие уходит в форму в день обработки кадрового решения, а не в конце квартала.

Договоры ГПХ с взносами имеют свой срок — не позднее 25-го числа следующего месяца. Отдельные подразделы формы обслуживают точечные обращения: заявления о способе ведения трудовой книжки и данные, нужные для назначения пенсии. Эти подразделы не привязаны к кварталу и отправляются по мере обращения.

Штрафы за нарушения по ЕФС-1

Ответственность за форму измеряется двумя видами сумм. За непредставление самой формы — 200 ₽ с юридического лица плюс 300–500 ₽ на должностное лицо. За непредставление персонифицированных сведений — 500 ₽ за каждое лицо: здесь счёт идёт по людям, и при заметном штате пропуски множат штраф пропорционально. Основание — статья 17 закона 27-ФЗ.

Логика штрафов повторяет структуру формы: за сам бланк — фиксированные суммы, за людей — умножающиеся. Проверять стоит не только факт отправки, но и состав данных: 500 ₽ за лицо начисляется за непредставленные персонсведения, то есть за отсутствующие или неполные данные по конкретному человеку. Разделяйте и два вида нарушений: не сдана форма и не представлены сведения по человеку — первое фиксируется один раз, второе умножается на число лиц, поэтому один и тот же пропуск в кадровой базе стоит по-разному при штате в три человека и в тридцать. Итоговая сумма всегда зависит от численности, поэтому контроль состава людей — не формальность, а защита от умножающегося штрафа.

Как встроить ЕФС-1 в рабочие процессы

Первое — два календарных слоя. В квартальном слое три повторяющиеся даты в году после отчётных периодов; в событийном — правило «следующего рабочего дня» для приёма и увольнения. Пропуск в событийном слое не компенсируется квартальным отчётом: это самостоятельные обязанности с самостоятельными сроками.

Второе — сверка персонсведений. Данные по людям в ЕФС-1 должны совпадать с кадровым учётом, по которому собирается и РСВ за 9 месяцев: расхождение состава застрахованных лиц между формами — быстрый путь к штрафам по обеим. Способ ведения трудовой книжки при этом фиксируется именно через ЕФС-1, а сама механика перехода на электронную книжку разобрана в материале об электронной трудовой книжке.

Третье — не путать кадровые и налоговые обязательства работодателя: взносы по выплатам физлицам идут через РСВ, а собственные платежи ИП за себя — вне обеих форм, по правилам материала о страховых взносах ИП за себя. ЕФС-1 отвечает только за сведения о трудовой деятельности — и в этой роли требует дисциплины по датам, а не по суммам.

Четвёртое — канал: электронная подача при 10 и более работниках обязательна, поэтому обмен с Соцфондом настраивается заранее, а не в день первого события. После 25 октября квартальная часть за 9 месяцев закрывается — дальше до конца года работают только событийные сроки. Такой порядок позволяет закрыть квартал одним пакетом: отчёт за период, сверка людей и отправка накопившихся событий.

Итог

• Подраздел 1.1 ЕФС-1 за 9 месяцев 2026 сдаётся не позднее 25 октября — ежеквартально, до 25-го числа месяца после квартала.
• По событиям сроки свои: приём и увольнение — следующий рабочий день, договоры ГПХ с взносами — 25-е число следующего месяца.
• Сдают все страхователи — ООО и ИП с работниками и подрядчиками по ГПХ с взносами; подача электронно, при 10+ работниках — обязательно.
• Штрафы: 200 ₽ с юрлица за несдачу и 300–500 ₽ на должностное лицо, 500 ₽ за каждое лицо по персонсведениям (ст. 17 закона 27-ФЗ).
• Держите два календарных слоя: квартальные 25-е и событийные «следующие рабочие дни».

Материал носит справочный характер и не является юридической консультацией.