Можно ли в 2026 году оставить бумажную трудовую книжку?

Да. Если вы не подавали заявление о переходе на электронную трудовую книжку, работодатель обязан вести бумажную дальше. Сведения о стаже при этом всё равно передаются в СФР — электронная запись о трудовой деятельности ведётся для каждого работника независимо от выбранного варианта.

Как перейти на электронную трудовую книжку?

Подайте работодателю письменное заявление о представлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде. С даты подачи бумажная книжка перестаёт вестись, её выдают вам на руки. Решение необратимо: после перехода вернуть бумажный формат нельзя.

Что выдают вместо трудовой книжки при увольнении?

В день увольнения работодатель передаёт выписку со сведениями о трудовой деятельности — до 2023 года форма называлась СЗВ-ТД, теперь это соответствующий раздел отчёта ЕФС-1. Выписку можно скачать и на Госуслугах, что удобнее при удалённом трудоустройстве.

Потеряется ли стаж при переходе на электронную трудовую книжку?

Нет: стаж формируется по сведениям, которые работодатели передают в СФР, независимо от формы книжки. Проверьте выписку на Госуслугах: периоды работы и должности должны совпадать с реальными. Расхождения исправляет работодатель по трудовому договору, приказам и архивным справкам.

Электронная трудовая книжка: как перейти и что с бумажной

Электронная трудовая книжка — это не файл и не приложение, а записи о вашем стаже в базе Социального фонда России (СФР). Переход добровольный: подали работодателю заявление — бумажная книжка больше не ведётся, вместо неё выписка сведений о трудовой деятельности. Не подавали — книжка ведётся как раньше, а стаж всё равно дублируется в СФР. Учёт стажа при этом от формы не зависит: пенсию считают по данным фонда, а не по страницам бумажной книжки.

Как устроена ЭТК: где живут данные

Каждый работодатель обязан передавать в СФР сведения о приёме, переводах, увольнении каждого работника. До 2023 года отчёт назывался СЗВ-ТД, с 2023 года эти данные входят в состав формы ЕФС-1 — суть не изменилась: события трудовой биографии фиксируются в государственной базе в момент их совершения, включая испытательный срок и оформление по совместительству.

Доступ к своим данным — через Госуслуги: выписка о трудовой деятельности формируется за пару минут. Понадобится подтверждённая учётная запись; она же открывает доступ и к другим финансовым сервисам — например, через ЕСИА регистрируются на инвестиционных платформах, что разобрано в материале о регистрации на платформе ЦФА через Госуслуги.

Как перейти на ЭТК: по шагам

Взвесьте два варианта: электронные сведения или продолжение бумажной книжки.
Напишите работодателю заявление о ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде — образец даст кадровая служба.
Работодатель отразит ваш выбор и перестанет вести бумажную книжку.
Бумажный оригинал выдадут вам на руки — храните его: это документ о всей вашей трудовой истории до 2020 года.
Через несколько недель проверьте выписку на Госуслугах — периоды, должности, организации.

Порядок действий не ограничен сроком: тот, кто не определился в 2020 году, может подать заявление и сейчас. А вот обратного хода нет — выбрав электронный формат, вернуться к бумажному ведению уже нельзя.

Заявление пишется в свободной форме на имя руководителя организации: просьба вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде. Храните копию с отметкой о регистрации — она пригодится, если работодатель забудет отразить выбор в сведениях для СФР или возникнет спор при следующем трудоустройстве.

Что с бумажной книжкой

Кто заявление не подавал, работает по старой схеме: бумажная книжка хранится у работодателя, в неё вносят записи, при увольнении её выдают вместе с выпиской. Электронный учёт при этом ведётся параллельно — у СФР к 2026 году уже есть сведения о каждом трудоустройстве.

За ведение и сохранность книжки отвечает работодатель: утеря влечёт восстановление записей и материальную ответственность. Если бумажную книжку утеряли вы сами, стаж восстанавливают по сведениям СФР, трудовым договорам, приказам и архивным справкам.

Кому электронный формат нужнее всего

ЭТК особенно ценна при нелинейной карьере: частая смена работы, переезды между городами, оформление по трудовым договорам между фриланс-проектами. Выписка скачивается из любой точки мира, риск потерять бумажный документ исчезает, а новый работодатель получает данные мгновенно. Работодателям тоже спокойнее: не нужно вести двойной учёт и хранить бланки строгой отчётности.

Практичный ориентир: молодым специалистам, у которых вся карьера впереди, бумажная книжка мало что даёт — их стаж полностью живёт в СФР. Тем, у кого за плечами десятилетия записей, бумажный оригинал стоит хранить как доказательство периодов до цифровой эпохи.

Если данные о стаже утрачены

Потерянная при переезде книжка — не приговор. Действуйте по шагам:

Запросите выписку из СФР на Госуслугах — стаж после 2020 года отражён полностью.
Соберите документы за ранние периоды: трудовые договоры, приказы, расчётные листки, справки работодателей.
Обратитесь в государственные архивы — документы ликвидированных организаций сдают на постоянное хранение.
Если документов нет совсем, периоды подтверждают свидетелями в судебном порядке.
Сверьте итоговую выписку: подтверждённые периоды должны в ней появиться.

Стаж, подтверждённый судом, включают в пенсионные права наравне с записями книжки — на расчёт баллов и размер пенсии форма документа не влияет.

Выписка сведений: чем она заменяет книжку

При найме — новый работодатель видит стаж по выписке: распечатка с Госуслуг или документ от прошлого работодателя.
При увольнении — выписку выдают в день расчёта, она нужна для следующего трудоустройства.
Для пенсии — СФР считает стаж автоматически по своим данным, книжку в Пенсионный фонд нести не нужно.
Для банка, визы, анкеты — свежая выписка заменяет копию трудовой книжки.

Выписка формируется бесплатно и без очередей — заказывать её можно сколько угодно раз, в том числе для банка перед ипотекой или для кадровой службы нового работодателя.

Выписка — это ещё и способ вовремя заметить ошибку: сверяйте периоды и должности, а заодно отслеживайте пенсионные баллы — где они начисляются и как проверяются, подробно разобрано в материале о пенсионных баллах (ИПК). К пенсионной теме относится и накопительная часть: что делать с ней и как выбирать фонд, описано в гиде об НПФ и пенсионных накоплениях, а какие налоговые льготы появляются после выхода на пенсию — в обзоре льгот для пенсионеров.

Выгоды и риски электронного формата

Плюсы: книжку нельзя потерять, подделать или оставить дома — данные всегда доступны онлайн, а работодатели не держат бумажный документооборот. Минус один, но важный: качество сведений зависит от аккуратности работодателя. Опечатка в дате приёма или пропущенный перевод потом превращаются в спор о стаже, поэтому выписку стоит проверять после каждого кадрового события, а не только перед пенсией.

Оформление на новом месте — от испытания до записи в сведениях СФР — описано в материале об испытательном сроке и правах работника.

Итог

ЭТК — записи о стаже в базе СФР; переход — только по вашему заявлению работодателю, решение необратимо.
Кто заявление не подавал, продолжает вести бумажную книжку; электронные сведения о стаже формируются для всех.
С 2023 года сведения передаются в составе формы ЕФС-1 (раньше — СЗВ-ТД).
Вместо книжки при найме и увольнении используют выписку — её выдают работодатели и Госуслуги.
Стаж от формы не зависит: проверяйте выписку и баллы, расхождения исправляет работодатель по документам.

Материал носит справочный характер и не является индивидуальной инвестиционной рекомендацией.