Как ИП нанять первого сотрудника: договор, взносы и отчётность
Содержание статьи
Первый сотрудник у ИП — это не только договор, но и новый налоговый статус: предприниматель становится налоговым агентом и плательщиком страховых взносов. Порядок простой: выбрать вид договора, подписать его, уведомить СФР и настроить регулярные выплаты. Ошибка на этом этапе стоит дорого — особенно если оформить работника как самозанятого там, где налоговая увидит трудовые отношения.
Трудовой договор или ГПХ: что выбрать
Два базовых варианта оформления решают разные задачи. Трудовой договор — для постоянной работы по должности с графиком и подчинением. ГПХ — для разовой или проектной задачи с оплатой по результату.
| Критерий | Трудовой договор | Договор ГПХ |
|---|---|---|
| Что оплачивается | процесс работы, время | результат, объём работ |
| График и место | обязательны | стороны свободны |
| Отпуск, больничные | положены | не предусмотрены |
| НДФЛ | удерживает работодатель | если исполнитель не самозанятый — тоже удерживает заказчик |
| Взносы СФР/ОМС | платит работодатель сверх суммы | платятся, но без взносов на травматизм по общему правилу |
| Самозанятый исполнитель | невозможен | возможен: заказчик платит без взносов, исполнитель — НПД 6% |
Для регулярной работы в магазине, кафе или на производстве выбор предсказуем — трудовой договор. ГПХ оправдан, когда задача ограничена во времени и описана измеримым результатом.
Пошаговый порядок найма
- Проверьте, что у ИП нет ограничений на найм — у большинства режимов их нет, но отдельные спецрежимы устанавливают лимит численности.
- Подпишите трудовой договор в двух экземплярах: один остаётся у работника с отметкой о получении. ИП может работать без печати — достаточно подписи.
- Уведомите СФР о заключении трудового договора — не позднее трёх рабочих дней со дня события.
- Подайте в СФР сведения о трудовой деятельности по форме ЕФС-1 при первом найме — это электронная замена бумажной трудовой книжки.
- Ознакомьте работника под подпись с локальными актами: правилами внутреннего распорядка, положением об оплате труда.
- Выплачивайте зарплату не реже чем каждые полмесяца и не ниже МРОТ за полный отработанный месяц.
Отдельно ведите воинский учёт по работникам, подлежащим призыву, — за его отсутствие тоже штрафуют, о чём многие ИП узнают уже при проверке.
Испытательный срок и микропредприятие
В договор можно включить испытание: по общему правилу до трёх месяцев, а для микропредприятий с типовым трудовым договором — до шести. Результат испытания неудовлетворительный — увольнение с предупреждением за три дня и без выходного пособия; включать испытание задним числом нельзя.
Микропредприятиям (штат до 15 человек) доступен упрощённый кадровый учёт: типовой трудовой договор, где отпуск, оплата и режим прописаны одним документом вместо стопки локальных актов. Для первого сотрудника это заметно снижает бюрократию.
Сколько стоит сотрудник: НДФЛ и взносы
НДФЛ с зарплаты удерживает работодатель как налоговый агент: ставка — 13% с дохода до 2,4 млн ₽ в год, выше применяется 15%. Налог удерживается при каждой выплате и перечисляется в ФНС, работник декларацию не подаёт.
Взносы в СФР и на ОМС — вторая статья расходов, и её часто недооценивают: работодатель платит их сверх зарплаты, из собственных средств. Суммарный тариф в пределах базы — порядка 30%, для малого бизнеса действует пониженный тариф с выплат сверх МРОТ.
Условный пример: оклад 100 тыс. ₽. Сотрудник получает 87 тыс. ₽ после удержания НДФЛ 13%, а ИП тратит ещё около 30 тыс. ₽ взносов сверху. Итого цена часа работы для бизнеса заметно выше «голого» оклада — считайте это до найма, а не после.
Работнику по трудовому договору положено то, чего нет у подрядчика: ежегодный оплачиваемый отпуск 28 календарных дней, оплата больничных через СФР, сверхурочные и выходные по повышенным правилам оплаты. Эти обязательства идут поверх оклада — ещё одна причина считать полную стоимость найма до подписания договора.
Самозанятый подрядчик: экономия и ловушки
Оформление исполнителя как самозанятого выглядит привлекательно: он платит НПД 6% с выплат от юрлица и ИП, взносов за него нет, отпуск и больничные не предусмотрены. Но схема работает только для реальных подрядных отношений.
Признаки, по которым налоговая переквалифицирует договор в трудовой: фиксированная регулярная оплата, единый заказчик длительное время, работа по графику под контролем, оборудование и материалы от ИП, должностные инструкции. Последствия переквалификации — доначисление НДФЛ и взносов за весь период, пени и штрафы. Поэтому вопрос «ГПХ или трудовой договор» решается не экономией на взносах, а содержанием отношений.
Отчётность ИП-работодателя
С наймом появляется регулярная отчётность: расчёт по страховым взносам, 6-НДФЛ по удержанному налогу, ЕФС-1 по стажу и кадровые события, персонифицированные сведения о физлицах. Сроки запомнить просто: большинство форм сдаётся до 25-го числа месяца, следующего за периодом, — расчёт по взносам за квартал, 6-НДФЛ за месяц, персонифицированные сведения; ЕФС-1 подаётся по событиям и ежемесячно. Каждая просрочка — отдельный штраф, поэтому календарь отчётности становится обязательным инструментом ИП-работодателя.
Все формы сдаются в ФНС и СФР в электронном виде через операторов ЭДО или личные кабинеты. Ошибки в реквизитах работников — вторая по частоте причина претензий после просрочек: сверяйте паспортные данные и СНИЛС при приёме.
Итог
- Трудовой договор — для постоянной работы, ГПХ — для проекта с измеримым результатом.
- О заключении трудового договора сообщите в СФР не позднее трёх рабочих дней; по первому найму сдайте ЕФС-1.
- НДФЛ 13% (свыше 2,4 млн ₽ дохода в год — 15%) удерживает и перечисляет работодатель как налоговый агент.
- Взносы СФР/ОМС платит ИП сверх зарплаты — условно около 30% оклада, у малого бизнеса тариф пониженный с выплат сверх МРОТ.
- Самозанятый экономит взносы только при настоящей подрядной модели; переквалификация стоит доначислений за весь период.
Если параллельно вы инвестируете свободную прибыль, разберитесь с режимом заранее: как ИП и самозанятые работают с ЦФА и налогами — тема отдельного разбора. А на премии и мотивацию команды есть необычный инструмент — ЦФА для мотивации сотрудников; привлечь же деньги на расширение штата можно через ЦФА для малого бизнеса.
Материал носит справочный характер и не является индивидуальной инвестиционной рекомендацией.
Часто задаваемые вопросы
- Куда ИП сообщать о заключённом трудовом договоре?
- О заключении и прекращении трудового договора ИП обязан уведомлять Социальный фонд России не позднее трёх рабочих дней со дня события. Гражданско-правовые договоры, с которых платятся взносы, тоже попадают в отчётность, но отдельное уведомление о них по этому основанию не подаётся.
- Кто платит НДФЛ с зарплаты сотрудника?
- Работодатель действует как налоговый агент: он удерживает 13% с дохода сотрудника до 2,4 млн ₽ в год (свыше — 15% по прогрессивной шкале) при каждой выплате и перечисляет налог в ФНС. Сотрудник получает сумму уже за вычетом налога и сам декларацию не подаёт.
- Сколько ИП платит взносов за сотрудника?
- Взносы в СФР и ОМС платит работодатель сверх зарплаты, из своих денег; суммарный тариф в пределах базы — порядка 30%, а для малого бизнеса действует пониженный тариф с выплат сверх МРОТ. Условно: при окладе 100 тыс. ₽ сотрудник получает 87 тыс. ₽ после НДФЛ, а работодатель дополнительно тратит около 30 тыс. ₽ на взносы.
- Чем самозанятый подрядчик отличается от работника?
- Подрядчик на НПД платит 6% с выплат от юрлица и ИП, взносов за него нет, отпуск и больничные не положены. Но если фактически он работает как штатный сотрудник — по графику, под контролем, только с вами, — налоговая может переквалифицировать договор в трудовой с доначислением НДФЛ и взносов.